町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則

○町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則

平成17年3月22日

規則第9号

(趣旨)

第1条　この規則は、田上町個人情報保護条例(平成17年田上町条例第2号。以下「条例」という。)第52条の規定に基づき、町長が取り扱う個人情報の保護に関し必要な事項を定めるものとする。

(個人情報取扱事務の登録等)

第2条　条例第6条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿は、様式第1号によるものとする。

2　町長は、条例第6条第3項第2号に規定する実施機関が定める事務を定めたときは、これを田上町公告式条例(昭和25年田上町条例第11号)第2条第2項に規定する掲示場に告示するものとする。

(個人情報管理責任者)

第3条　条例第8条の規定による個人情報の適正管理に努めるため、個人情報管理責任者を置く。

2　個人情報管理責任者は、田上町行政組織規則(昭和42年田上町規則第25号)第5条第1号に規定する課長をもって充てる。

(個人情報開示請求書)

第4条　条例第15条第1項に規定する開示請求書は、様式第2号による個人情報開示請求書とする。

(本人等であることを証明するために必要な書類)

第5条　条例第15条第2項(条例第27条第3項及び第33条第2項において準用する場合を含む。)に規定する実施機関が定める書類は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める書類とする。ただし、郵送により請求し、又は申し出る場合は、第1号に定める書類(第2号に規定する法定代理人に係る第1号に定める書類を含む。)については、当該書類のうち2種類のものを複写機を用いて複写したものとする。

(1)　本人が請求し、又は申し出る場合　運転免許証、旅券その他これに類する書類として町長が認めるもの

(2)　本人に代わって法定代理人が請求し、又は申し出る場合　当該法定代理人に係る前号に定める書類及び戸籍謄本その他その資格を証明する書類として町長が認めるもの

(法定代理人の資格喪失の届出)

第6条　条例第14条第2項の規定により開示請求をした法定代理人は、条例第20条第2項の規定による通知を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を町長に届け出なければならない。条例第23条第1項の規定による開示を受ける前にその資格を喪失したときも、同様とする。

2　前項前段の規定は、条例第26条第2項において準用する条例第14条第2項の規定を適用する場合について準用する。この場合において、前項中「第20条第2項」とあるのは、「第29条第2項」と読み替えるものとする。

3　第1項前段の規定は、条例第32条第2項において準用する条例第14条第2項の規定を適用する場合について準用する。この場合において、第1項中「第20条第2項」とあるのは、「第35条第2項」と読み替えるものとする。

(開示決定等の通知)

第7条　条例第20条第2項の規定による通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書により行うものとする。

(1)　個人情報の開示をする旨の決定をしたとき　個人情報開示決定通知書(様式第3号)

(2)　個人情報の部分開示をする旨の決定をしたとき　個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)

(3)　個人情報の開示をしない旨の決定をしたとき　個人情報非開示決定通知書(様式第5号)

(4)　個人情報の開示請求を拒否する旨の決定をしたとき　個人情報開示請求拒否決定通知書(様式第6号)

(5)　個人情報を保有していない旨の決定をしたとき　個人情報不保有通知書(様式第7号)

2　条例第20条第4項の規定による通知は、個人情報開示決定期間延長通知書(様式第8号)により行うものとする。

3　条例第20条第5項の規定による通知は、個人情報開示決定期限特例通知書(様式第9号)により行うものとする。

(開示事案の移送通知)

第8条　条例第21条第1項の規定による通知は、個人情報事案移送通知書(様式第10号)により行うものとする。

(第三者に通知する事項等)

第9条　条例第22条第1項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　開示請求の年月日

(2)　開示請求に係る個人情報に含まれている当該第三者に関する情報の内容

(3)　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

2　条例第22条第2項の規定による通知は、個人情報の開示に係る意見照会書(様式第11号)により行うものとする。

3　条例第22条第3項の規定による通知は、個人情報の開示決定に係る通知書(様式第12号)により行うものとする。

(個人情報の開示の実施等)

第10条　条例第23条第1項の規定による個人情報の開示は、町長が指定する日時及び場所において行うものとする。

2　条例第23条第2項の規定する実施機関が定める手続きは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める手続とする。

(1)　行政文書を閲覧又は視聴させ、又は行政文書の写し等を直接に交付して開示する場合　条例第20条第2項の書面及び第5条各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める書類の提示を求める手続

(2)　行政文書の写し等を郵送して開示する場合　第5条第1号に定める書類(同号2号に規定する法定代理人に係る同条第1号に定める書類を含む。)のうち住所が記載されているものを複写機を用いて複写したもの、住民票の写し又は住民票に記載をした事項に関する証明書(住所が記載されているものに限る。)に記載された住所が開示を受ける者の真正な住所であることを確認した上、当該住所に郵送する手続

3　第1項の場合において、行政文書を閲覧し、又は視聴する者は、当該行政文書を改ざんし、汚損し、又は破損してはならない。

4　町長は、前項の規定に違反した者又は違反するおそれのある者に対し、当該行政文書の閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止することができる。

(電磁的記録の開示の方法)

第11条　条例第23条第3項の実施機関が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に定める方法とする。

(1)　録音テープ又はビデオテープ　当該録音テープ若しくはビデオテープを専用機器により再生したものの視聴又は録音カセットテープ若しくはビデオカセットテープに複写したものの交付

(2)　その他の電磁的記録　当該電磁的記録を町長が保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)を使用して用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付

2　前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧若しくは視聴又は磁気ディスク等に複写したものの交付が容易であるときは、当該再生したものの閲覧若しくは視聴又は当該複写したものの交付により個人情報の開示を行うことができる。

(写し等の交付)

第12条　条例第23条第3項の規定により写し等を交付するときの交付部数は、請求1件につき1部とする。

(開示請求等の特例)

第13条　町長は、条例第24条第1項に規定する口頭により開示請求をすることができる個人情報を定めたときは、当該個人情報の項目並びに開示請求をすることができる期間及び場所を田上町公告式条例第2条第2項に規定する掲示場に告示するものとする。

2　条例第24条第2項に規定する実施機関が定める書類は、当該個人情報の本人に対して当該個人情報を取り扱う事務に関して町長が交付した書類であって、本人の氏名が記載されているものとする。