(目的)

第1条　この規程は、田上町役場における文書の集中管理を行い、もって事務の標準化と処理の合理化を図ることを目的とする。

(適用)

第2条　田上町役場における文書の処理については、別に定めのあるもののほか、この規程による。ただし、議会並びに地方自治法(昭和22年法律第67号)第180条の5第1項及び第3項に定める執行機関並びに役場に事務所を置く公共的団体等にかかわる文書の取扱いについては、この規程によらないことができる。

(管理)

第3条　文書の管理統制は、総務課が行う。

(処理)

第4条　文書の処理は、各課で行う。

(廃棄)

第5条　文書の廃棄は、各課等で行う。

(開封)

第6条　収受すべき文書及び物件は、総務課でこれを受け、庶務防災係文書担当は、開封の上内容別に区分する。

(登録)

第7条　開封した文書は、事故文書を除き、その右上欄余白に受付印(様式第1号)を押し、文書受付簿(様式第2号)に記入する。

(受付印を要しない文書)

第8条　収受すべき文書中、住民基本台帳に関係する諸届、諸願書及び諸通知には、受付印を押印してはならない。

(事故文書等の処理)

第9条　料金の不足又は未納の郵便物について庶務防災係長が必要と認めたときは、発送の場合に準じて切手を払い出す。

(配付)

第10条　登録の済んだ文書は、田上町行政組織規則(昭和42年田上村規則第25号)別表第2の区分により各課へ配付(以下「配付文書」という。)する。

(親展文書の取扱い)

第11条　親展文書は、宛名人に配付する。ただし、書留扱いになっている親展文書は、宛名人に通知し、親展文書収受簿に受領印を得て配付しなければならない。

(配付文書の受付)

第12条　庶務防災係から配付を受けた文書は、各業務担当課長が受領する。

(誤配文書)

第13条　配付文書中、誤って他課の文書が配付された場合は、直接他課へ転送することなく、速やかに庶務防災係に連絡返付しなければならない。

(適用)

第14条　すべての文書は、別表第1の文書分類表により分類整理され、かつ、保管されなければならない。

(分類番号の追加削除)

第15条　この表に示されている分類番号に、新発生事務等の理由により、新たに追加する必要を生じた場合は、総務課長がその分類番号を決定する。

(文書処理票の目的)

第16条　文書処理票は、文書処理の経過を明らかにするものである。

(文書処理票の貼付)

第17条　庶務防災係は、文書処理票(様式第7号)を収受したすべての文書の上部中心にのりで貼付し配付文書とする。

(文書処理票の貼付を要しない文書)

第18条　前条の規定にかかわらず、第8条に規定するもののほか単なる広告的要素の強いもの又は重要な要素を含まず保存する必要がないと認められるものは、総務課長に伺い、文書処理票を貼付せずに配付することができる。

(文書処理票の記入及び処理)

第19条　各課長は、文書を査察し、次の各号により処理に必要な指示事項を記入の上、業務担当係長に文書を回付し、指示しなければならない。

(配付文書の処理期日)

第20条　配付文書は、原則として3日以内に処理しなければならない。

(緊急処理)

第21条　配付文書中緊急を要するもので、町長の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたもの又は重要な事項であると認めたものは、その文書を携行の上課長自ら町長の指示を受けなければならない。この際必要と認めた場合、係長又は担当者を同席させることを妨げない。

(処理期日の例外)

第22条　配付文書中、回答を要する文書又は文書処理上資料収集に相当期日を要するものと課長が認めた場合は、第20条に規定する日数を延長することができる。

(起案心得)

第23条　起案者は、次の各号により文書を作成しなければならない。

第24条　課長は、起案書が担当者から回付報告があったときは、検討の上必要とする保存年数及び廃棄年月日を記入しなければならない。

(起案書の表示)

第25条　起案者は、起案文書の種別を表示しなければならない。

(同一事件の関係書類)

第26条　同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで、往復月日の順に関係書類を添付しなければならない。

(緊急処理の表示)

第27条　起案文書で緊急を要するものは、起案書の上部に赤紙を貼り、その旨を明示しなければならない。

(課外合議及び供覧)

第28条　文書による業務担当者は、文書処理票に合議又は供覧の指示があった場合は、総務課長のもとに、合議又は供覧を要する課長と口頭又は会議をもって調整しなければならない。

(廃案文書)

第29条　合議済の原案文書を廃案したときは、起案作成課において調整先の課にその旨連絡しなければならない。

(決裁区分)

第30条　決裁は、町長決裁(町長決裁、副町長専決、課長専決)とする。

(来かん文書の決裁)

第31条　来かん文書で回答、報告等処理を要するものは、決裁前に処理案を作成の上、来かん文書に添付して決裁を受けなければならない。

(決裁済文書の取扱表示)

第32条　各業務担当者は、文書処理の際決裁後一時課に返送を要するもの、決裁後直ちに保管してよいものの別に、文書処理票及び起案書の所要区分欄にチェックして取扱方法をあらかじめ表示しておかなければならない。

(文書所管課での取扱)

第33条　決裁終了後、庶務防災係は、決裁の済んだ文書(課長専決文書を除く。以下「決裁済文書」という。)を各課に配付する。

(決裁順序の例外)

第34条　決裁文書の取扱いについては、第30条、第31条の定めによるほか、町長決裁文書で緊急決裁を要するもの及び事案が複雑で説明を要するものの場合は、課長自ら決裁文書を携行の上口頭で説明し、決裁を得なければならない。この場合、業務担当係長及び担当者を同席させることを妨げない。

(不在代決)

第35条　決裁者が不在の場合は、事務の促進を図るため、次条に定めるところにより不在代決をしなければならない。

(代決者)

第36条　緊急を要する文書は、次の各号に掲げる者が代決する。

(発送者名)

第37条　すべての文書は、原則として町長名をもって発送する。

(発送番号)

第38条　発送文書の発送番号は、第4章(文書分類)によるファイル番号をもって発送番号とする。

(発送文書の公印)

第39条　発送文書に公印を押印するものは、町長名による発送文書のみとする。

(発送手続)

第40条　郵送によるものは、所定の封筒を使用し、起案書に指定してある受信者宛を明確に記入し、特殊な取扱いを受けるものは、封筒表面に書留、速達、親展、秘等の別を明らかにしなければならない。

(文書の施行)

第41条　決裁済みの起案書は、特別の理由がある場合を除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書)

第42条　浄書を要する文書は、主管課において浄書するものとする。

(照合)

第43条　浄書が終わった文書は、直ちに起案書と照合しなければならない。

(公印の押印)

第44条　事案を文書によって施行するときは、その文書に公印を押印するものとする。ただし、次の各号に掲げる文書には、公印の押印を省略することができる。

(保管)

第45条　文書は、文書分類表により整理保管する。

(保管要領)

第46条　決裁文書(以下「保管文書」という。)は、ボックスファイルに区分されている箇所にファイルナンバー別に挿入しなければならない。

(文書保存年数、編綴)

第47条　文書の保存年数は、別表第2の保存年限基準による。

(編綴できないものの処置)

第48条　図面、図書及びカード等で編てつ製本することができないものは、箱又は袋に入れ、保存箱に様式第18号に準じて記入し保存することができる。この場合、関係文書にその旨を記載しなければならない。

(保存文書の借覧)

第49条　借覧文書は、どのような理由があっても抜取、取換、添削等をしてはならない。

(保管文書の廃棄)

第50条　各課は、保管文書について文書処理票、起案書及び報告書等に記入されている廃棄年月により、適当と認めたものを廃棄する。

(保存文書の廃棄)

第51条　各課長は、格納された保存文書で保存年限を超えたものは、廃棄処分する。

(再保存)

第52条　保存期間を経過した文書であっても、主管課長がなお必要と認めるものについては、更に保存期間を定めてこれを保存することができる。この場合、文書の表紙に再と朱記しなければならない。

(付せんの使用)

第53条　文書の転送、再照会及び再提出並びに記載事項の訂正要求等の場合であって、本文を残す必要のないときは、付せん用紙(様式第15号)を使用する。