○住民相談室事務取扱規程

昭和42年11月20日

規程第13号

行政はそれ自体が目的でなく町民に奉仕するために存在しているのであるから、町民の行政に対する苦情や不満を放置していたのでは、行政の目的は達成することができない。

更に、行政にたずさわる者として、これらの相談事件を単に処理するだけでなく、進んで町民の要望、要求を積極的に探究し、民意を適確に把握するとともに、本町行政を町民に近づけなければならない責務がある。

このため町民との隔意のない対話の一方法として設けられた住民相談室の機能と具体的な事務の取扱基準をここに定め、この趣旨の実現を図るものとする。

(趣旨)

第1条 住民相談室(以下「相談室」という。)の管理及び事務は、田上町行政組織規則(昭和42年田上村規則第25号)に定める業務分掌により町民課が行うほか、この規程の定めるところによる。

(原則)

第2条 行政に関する住民の相談、要望、陳情は、必ず町民課を通してしなければならず、かつ、町民課において処理されなければならない。

(職員の心構)

第3条 担当職員は、住民と行政機関の間にあって、直接の交渉を持つものであるから、町政に対する批判、不平又は要望等を率直に受けとめ、常に町民の意思の動向を見極めて町政に活かすように努める義務を有する。

2 来室住民に接する職員の態度は、常に親切丁寧を旨としなければならない。相談に当たっては言葉遣いに留意し、住民の話のよき聴き手となり、住民の側に立って解決の仲介を勤めるものとする。

3 応接には、住民が心易く相談できるよう配慮し、細かい心遣いを忘れてはならない。

(秘密の厳守)

第4条 担当職員は、相談内容が個人の私生活や権利に係るもので、個人の秘密に属すると認められるものは、他に漏らしてはならない。

(相談の処理)

第5条 相談業務の対象はあくまで本町行政に関係する事件とする。ただし、これ以外の事項であっても自己の職能上知り得る範囲で説明教示を与えるものとする。

2 担当職員は、来室住民の用件の概要を聴き取り、面接すべき担当課長を相談室に招来する。

3 住民と担当課長その他の者との面談には、担当職員が立ち会うとともにこの対話の要点を様式第1号の住民相談カードに記録しなければならない。

4 前項の記録には、個人の私生活にわたる事項や秘密を要すると認める事項は記入してはならない。

5 相談の処理は、即決を建前とする。ただし、予算その他の理由により即決できないときは、未決として処置し、住民にその理由を述べて帰宅してもらうこととする。未決事件が処理できることとなったときは、直ちに回答しなければならない。

6 住民相談カードにはその後の経過等必要事項を記入し、担当課長の確認印を領した上、半月ごとにまとめて副町長、町長に報告する。

(出席義務)

第6条 町民課から住民相談のため招来通知を受けた担当課長は、必ず出席しなければならない。

2 相談に当たっては、担当課長は、自己の権限内において責任ある回答をしなければならない。

3 相談内容が他課の業務に関連する場合又は上司の決定を仰がなければならない場合には、即刻協議又は決裁を得て回答しなければならない。

4 やむを得ない事情により相談室へ出席できないときは、参事、課長補佐、副参事若しくは係長をして代理させる。この場合、課長は代理者に相談の処理につき指示を与えなければならない。

5 出席を求められた課長が不在でしかも相談事項に関して代理者に指示が与えられなかった場合は、担当職員はその不在を陳謝し、日時を予定して再度来庁を願うものとする。

6 担当課長以外に、町民の求めによって特別職の職員も出席し、面談に当たることができる。

(処理の照会)

第7条 町民課長は、相談事件の処理に一定期間を要するものについては、一定日時後住民相談カードを抽出して処理済か否かを担当課長に確認の上、様式第2号による往復ハガキをもってその結果を住民に照会する。

2 住民と約束した日時後なお処理がなされていないときは、町民課長は担当課長に督促し、強力に相談事件の解決を促進しなければならない。

(電話、投書による相談)

第8条 電話又は投書による相談があった場合は、第2条から前条までの規定に準じてこれを処理する。

2 投書で差出人不詳のものは、広報に掲載して回答に代えるものとする。ただし、相談の内容が単なる中傷や批判又は町行政以外のものであるものは、この限りでない。

(陳情書等)

第9条 住民から陳情書等の提出があったときは、町民課長はその内容を点検し、不備や誤びょうを指導訂正の上受理する。

2 受理した陳情書等は、総務課庶務防災係へ送付し、文書処理をした上、関係課長の意見を徴し住民相談カードにより記載添付して上司の決裁を受けるものとする。

3 前項による決裁後その処理方針を様式第3号により陳情者に通知する。

4 採択された陳情は、第7条の手続によって処理されるものとする。

5 請願又は陳情書で同じく議会にも提出されたものについては、議会事務局と連絡し、議決後において町民課から通知を要するものについてのみ第3項の規定により通知する。

(重複相談)

第10条 同種の相談事項が多いもの及び町民課長において周知を必要と認めるものは、第2条から前条までの規定によって処理の上あわせて広報紙に転載する。

(査察)

第11条 町民課長は、住民と直接関係する行政業務及び施設の状況を、定期的に現地へ出向して査察しなければならない。

2 査察の対象は、道路、河川、橋梁、水道施設及び麈芥等の保健衛生状況その他公共用施設並びに行政に関する住民の声とする。

3 町民課長は、四半期毎に査察計画を立案し町長の決裁を得なければならない。

4 査察の結果は、様式第4号により速やかに町長、副町長に報告の上関係課長へ回送する。関係の担当課長は、係長に指示して結果を記入し町民課へ返送する。

(査察上の注意)

第12条 査察は自ら現場に出向するものとし、うわさ、風聞、伝言などによって状況を通知してはならない。

2 住民の声は、中傷や個人攻撃に類するもの及び個人的な利益にかかわるものを採りあげてはならず、行政の本旨に照らし客観的に判断して適当と認めるものに限るものとする。

(担当職員の分限)

第13条 相談事件及び査察に従事する担当職員は、その処理の対象業務が自己の所管でないのであるから、処理方法や所見等を担当課長やその代理者に代って回答又は答弁してはならない。また、他の所管業務に関して住民に自己の所見を述べてはならない。

2 担当職員は、その業務を行うに当たっては、常に田上町行政組織規則の定めるところにより他の職位の分掌や権限を犯してはならない。

(記録の保存)

第14条 請願、陳情書を除くほか、住民相談の記録、文書は1年間町民課で保管する。

(その他)

第15条 この規程に定めるもののほか、相談室の業務について必要な事項は、町長が定める。

附 則

この規程は、昭和42年12月1日から施行する。

附 則(昭和44年11月18日規程第9号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成7年12月26日規程第9号)

この規程は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月24日規程第6号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第13号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

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住民相談室事務取扱規程

昭和42年11月20日 規程第13号

(平成19年4月1日施行)